„Die HubSpot-Integration von sipgate team macht uns schneller“

Update vom 20. Juli 2023, 14.30 Uhr: Seit einigen Wochen steht die sipgate App unseren Kund:innen zur Verfügung. Damit lassen sich beliebig viele CRM-Systeme wie HubSpot an die sipgate Cloud-Telefonanlage anbinden. Und das ganz ohne Software von Drittanbietern.

Wieso kompliziert, wenn’s auch einfach geht? Wer die Cloud-Telefonanlage sipgate team und ein CRM nutzt, kann beide Systeme durch wenige Klicks miteinander verbinden – das wird durch unsere CRM-Integrationen ermöglicht. Die Auswahl der kompatiblen Systeme wird ständig erweitert, zuletzt um HubSpot und Zendesk. Uns fallen etliche Vorteile ein, die eine solche Integration mit sich bringt. Aber viel spannender ist es, Kunden sprechen zu lassen, die bereits eine CRM-Integration nutzen und von ihren Praxiserfahrungen berichten können. Für Thomas M. und Friedrich S. ist die HubSpot-Integration ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags als Experten für Immobilieninvestments. Beide haben ihre Erfahrungen mit uns geteilt und erzählt, wie Mitarbeiter:innen und Kund:innen von der Integration profitieren.

Seit wann nutzen Sie HubSpot und sipgate team bei Ihnen in der Firma?

von links nach rechts: Nicole und Thomas M.

Friedrich S.: Wir nutzen HubSpot schon eine ganze Weile. Wir sind mit der kostenlosen Version gestartet und haben dann vor etwa einem Jahr zur vollen Version gewechselt. sipgate team nutzen wir seit etwa drei Monaten.

Aus welchen Gründen haben Sie sich für sipgate team und schließlich auch für die CRM-Integration entschieden?

Thomas M.: Zu sipgate sind wir durch die Corona-Situation gekommen, da wir als Unternehmen einen Lockdown hatten und etwa 90 Prozent aller Mitarbeiter:innen ins Homeoffice mussten. Dadurch haben sich einige Probleme ergeben, die wir mit sipgate lösen konnten. Zum einen gibt es bei uns keine klassische Firmenhandy-Politik. Zum anderen hatten wir eine altbackene stationäre Telefonanlage vor Ort. Mobiles Arbeiten stellte sich deshalb als herausfordernd dar. Die Kolleg:innen mussten zunächst mit ihren privaten Geräten und SIM-Karten telefonieren – das war eine unglückliche Konstellation.

Deshalb haben wir uns dazu entschieden, schnellstmöglich mit der Telefonanlage in die Cloud zu gehen.

Außerdem kannte ich sipgate team bereits, weil ich damit schon in einem anderen Unternehmen gearbeitet hatte. Ich wusste, dass die Administration sehr einfach ist. Bei vielen anderen Anbietern muss man ein halbes IT-Studium hinter sich haben, um eine Konfiguration abzuschließen.

Entscheidend war für uns auch die Option, eine eSIM buchen zu können. Dadurch haben unsere Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sogar mit ihrem privaten Smartphone und aus dem Homeoffice über die Büronummer zu telefonieren. Die eSIM-Funktionalität ist ein Alleinstellungsmerkmal, das ich von keinem anderen Cloud-Telefonieanbieter kenne.

Die Integration zu buchen war nur noch die logische Folge, denn wir haben HubSpot schon vorher genutzt.

Welche Vorteile ergeben sich durch die alltägliche Anwendung der HubSpot-Integration in Ihrem Unternehmen?

Friedrich S.: Wir nutzen hauptsächlich zwei Tags in HubSpot: Makler:in und Kund:in. Die Kommunikation mit Makler:innen verwalten wir ganz klassisch über das CRM-System. Bei der Kommunikation mit Kund:innen zählt für uns vor allem die Geschwindigkeit. Das Beste an der Integration ist, dass ich mit zwei Klicks schon jemanden am Telefon haben kann. Ich muss nicht den Hörer in die Hand nehmen und die Nummer eintippen – die Gefahr, mich zu vertippen, gibt es auch nicht.

Diese Integration ermöglicht eine Geschwindigkeit, die unserem Unternehmen einen Vorsprung verschafft.

Außerdem lässt sich auch eine große Anzahl an Leads über das CRM-System sehr gut abbilden. Alles bleibt übersichtlich – auch wenn ein:e Kund:in einmal nicht direkt erreichbar ist, bricht kein Chaos aus.

Wie sind Sie denn mit den gerade erwähnten Prozessen umgegangen, bevor Sie die HubSpot-Integration genutzt haben?

Friedrich S.: Das hat uns viel Zeit gekostet, wodurch uns letztendlich sicher Kund:innen und Umsatz flöten gegangen sind. Es war quasi wie in der Steinzeit: Die Prozesse waren wenig automatisiert, alles lief manuell. Dieses Vorgehen war mit viel Ungenauigkeit behaftet. Oft sah man zum Beispiel nicht, ob eine Anfrage schon bearbeitet war. Wurden die Kund:innen kontaktiert? Wurde ein Angebot erstellt? Die Antworten darauf waren manchmal unklar.

Es ist wirklich schön für uns zu sehen, dass wir durch die Technik, die wir mittlerweile nutzen, einen großen Vorteil erlangt haben.

Welche Funktionen der HubSpot-Integration sind für Ihr Unternehmen besonders hilfreich?

Alles im Blick durch die Anrufhistorie in HubSpot

Friedrich S.: Bei der Menge der täglichen Telefonate kann man sich kaum merken, mit wem man schon gesprochen hat. Durch die Anrufhistorie verliert man aber nie den Überblick. Außerdem wird der Kontakt direkt in HubSpot geöffnet, wenn jemand anruft. Dadurch habe ich alle Informationen auf einen Blick parat und bin direkt am Kunden dran.

Thomas M.: Bevor wir die Integration genutzt haben, lief die Verwaltung der E-Mails über HubSpot zwar schon automatisch, Anrufe mussten aber manuell von den Mitarbeiter:innen protokolliert werden. Das war zeitaufwendig und nicht exakt genug. Die Zufriedenheit mit der Integration war im Team entsprechend groß, weil die automatische Anrufprotokollierung diesen Teil der Arbeit ab sofort übernahm. Jetzt gehen keine Informationen mehr verloren, die für Mitarbeiter:innen und Kund:innen entscheidend sind. Das schafft einen großen Mehrwert für uns.

Und wie sieht es mit dem Mehrwert für Ihre Kund:innen aus?

Friedrich S.: Der Mehrwert kommt definitiv auch bei den Kund:innen an. Wenn ich als Kund:in zum Beispiel eine Anfrage für ein Objekt stelle, möchte ich so schnell wie möglich kontaktiert werden und Informationen erhalten. Ich möchte dann nicht zuerst zwei Wochen warten, bis mich jemand aus einer Liste herausgesucht hat. In unserem System wird der Lead direkt eine:r Kolleg:in zugewiesen und schnellstmöglich kontaktiert. Diese Geschwindigkeit vermittelt allen ein gutes Gefühl.

Welchen Wert haben Telefongespräche für Ihr Unternehmen?

Thomas M.: Bei uns geht es nicht nur um Zahlen, sondern auch um viele weiche Faktoren. Große Investitionen hängen mit Vertrauen, Sympathie und Bauchgefühl zusammen.Eine nette Stimme am anderen Ende der Leitung kann einen großen Unterschied machen. Zudem ist unser:e durchschnittliche:r Käufer:in etwas älter. In dieser Generation möchte man angerufen werden. Generell funktioniert telefonische Kommunikation beim Verkauf von Immobilien am besten. Eine E-Mail ist viel zu unpersönlich.

Deshalb ist es in unserem Arbeitsalltag so wichtig, dass unsere Systeme mit der Telefonie gut harmonieren und sich gegenseitig ergänzen.

Friedrich S.: Telefongespräche sind für uns sehr, sehr wertvoll, weil sie uns die Möglichkeit geben, eine Person kennenzulernen. Eine E-Mail ist zum Beispiel viel zu anonym. Bei uns geht es schließlich nicht nur darum, Immobilien zu verkaufen – wir möchten das passende Objekt für einen Menschen finden. Dazu muss ich diesen kennenlernen und auf ihn eingehen können. Das funktioniert am besten in einem Gespräch.

Vielen Dank an Thomas M. und Friedrich S.!

Sie möchten in Ihrem Unternehmen auch eine CRM-Integration nutzen? sipgate team lässt sich neben HubSpot auch in zahlreiche andere CRM-Systeme einbinden.