Retrospektiven als Motor der Verbesserung – Wie Veränderung von allen mitgetragen wird

Es ist nicht einfach am Ball zu bleiben. Das Rad der wechselnden Technologien dreht sich immer schneller und man braucht gut funktionierende Teams, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Und diese Teams müssen sich ständig weiterentwickeln. Wie kann das gelingen, ohne alle zu überfordern. Wie wird man eine „lernende Organisation“?

Wir bei sipgate haben verschiedene Mechanismen, um uns immer wieder zu verbessern. Einer davon ist die Retrospektive.

Was sind Retrospektiven?

Retros sind eine fantastische Möglichkeit sich als Team und als Unternehmen stetig zu verbessern. Es ist reservierte Zeit, in der man die letzten Wochen betrachtet und Verbesserungsmöglichkeiten durchdenkt. In einer Retrospektive tauschen die Teilnehmer ihre verschiedenen Sichtweisen aus und ermöglichen so ein besseres, gegenseitiges Verständnis. Darauf aufbauend formuliert das Team Experimente: Kleine Änderungen, die es ausprobieren wird und die hoffentlich Verbesserungen mit sich bringen.

Wichtiges Grundprinzip hierbei: Die Mitglieder des Teams formulieren die Initiativen selbst und verpflichten sich auf freiwilliger Basis, diese umzusetzen. Das stärkt das Verantwortungsgefühl und erhöht die Akzeptanz für die Veränderungen. Das unterscheidet diesen Weg fundamental von zentralen Change-Initiativen, die sich irgendeine Gruppe im Unternehmen ausdenkt, auf alle anderen Kollegen ausrollt und die dann nicht mitgetragen oder sogar aktiv bekämpft werden. Bei einer Retrospektive löst das Team seine eigenen, ganz konkreten Probleme.

Die anvisierten Verbesserungen probiert man für einen bestimmten Zeitraum aus, z.B. für zwei oder sechs Wochen. Falls sich Änderungen in der Praxis als „Verschlimmbesserungen“ entpuppen, nimmt man sie bei einer späteren Retro zurück und probiert stattdessen etwas anderes. Denn Retrospektiven finden bei uns regelmäßig statt.

In traditionellen Firmen macht man so eine Retrospektive manchmal am Ende eines Projekts und nennt sie dann „Post mortem“ und leitet „Lessons learned“ ab. Das ist dann oft ein laaaanges Meeting.

Im Gegensatz dazu sind Retros bei uns so genannte „agile Retrospektiven“. Sie sind kurz und wir machen sie oft und regelmäßig, z.B. 90 Minuten alle zwei Wochen. Das, woran wir arbeiten, ist dann noch in vollem Gange und wir können auf Schwierigkeiten direkt reagieren. Alle Erkenntnisse, die wir gewinnen, können wir sofort auf das laufende Projekt anwenden.

Wer nimmt an einer Retrospektive teil?

Retrospektiven sind auch ein fester Bestandteil des Scrum-Frameworks. Scrum ist eine agile Arbeitsweise, die vor allem in der Softwarentwicklung weit verbreitet ist und auch auf andere Teams übertragen werden kann. Teilnehmer einer Retrospektive sind alle Mitglieder des Umsetzungsteams, der Product Owner (PO) und der Scrum-Master (als Moderator). Wenn es um ein Thema geht, dass noch weitere Personen betrifft, lädt man diese mit ein.

Natürlich kann man auch Retros mit der ganzen Firma machen. Das macht man dann im Normalfall seltener.

Wie läuft eine Retrospektive ab?

Im Wesentlichen beantwortet man als Team 3 Fragen:

• Was hat gut funktioniert? Wann haben wir gut zusammengearbeitet?
• Was hat nicht gut funktioniert? Wo kann man etwas verbessern?
• Was, von dem wir uns eine Verbesserung erhoffen, werden wir jetzt ausprobieren?

Natürlich geht das auch elaborierter! Dadurch erhöht sich die Qualität der Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge auch stark. Es gibt einen Standardablauf durch 5 Phasen, der im Quasi-Standardwerk „Agile Retrospectives“ beschrieben wird:

1. Voraussetzungen schaffen
   Ziele definieren; Leute „ankommen“ lassen
2. Daten sammeln
   Sich zusammen erinnern und einen gemeinsamen Pool an Infos aufbauen (jeder sieht die Welt ein bisschen anders)
3. Einsichten haben
   Warum ist alles so gekommen wie es kam? Gibt es Muster? Was ist das „Big picture“?
4. Aktionen beschließen
   Mit welchen konkreten Schritten kann das Team Verbesserungen erzielen?
5. Abschließen
   Wie geht es nun weiter? Wertschätzen; Klaren Schlusspunkt setzen; Was kann man an der Retrospektive selbst verbessern?

Für jede Phase gibt es verschiedene Methoden, um Ideen und Interaktionen zu steigern. Beispiele gibt es im Retromaten.

Was sind Retrospektiven NICHT?

• Forum für Vorwürfe
  Es geht nicht darum, Schuld zuzuweisen und sich selbst reinzuwaschen. Eher im Gegenteil: Manche Moderatoren beginnen Retrospektiven, indem Sie die „Oberste Direktive“ vorlesen:
  
  „Unabhängig davon, was wir entdecken werden, verstehen und glauben wir aufrichtig, dass in der gegebenen Situation, mit dem verfügbaren Wissen und Ressourcen und unseren individuellen Fähigkeiten, jeder sein Bestes getan hat.“
  
  Die Vergangenheit kann man nicht mehr ändern. Es geht darum, was man in Zukunft anders machen will.
• Ein Laber-Meeting ohne Folgen
  Wenn man sich in den Retros nie auf konkrete Änderungen einigt oder die beschlossenen Aktionen nicht umsetzt, sind Retros verschwendete Zeit. Wer mit Retrospektiven anfängt, sollte einplanen, dass man hinterher für manche Verbesserungen Zeit braucht, um sie umzusetzen.

Fazit nach 7 Jahren mit Retros

Wir verdanken Retrospektiven viele gute Initiativen und Work Hacks. Es ist erstaunlich, wie sich kleine Änderungen aufaddieren zu weitreichenden Verbesserungen. Das ist wie ein Zinseszinseffekt.

Was sind Ihre Erfahrungen? Haben Sie schon mal an einer gut moderierten Retrospektive teilgenommen? Was hat es Ihnen und dem Team gebracht?