Wenn man sich so umsieht, war „Digitalisierung“ in 2017 das beherrschende Thema auf Mittelstandstreffen. Auch dieses Jahr ist es noch hochaktuell. Dabei entsteht leicht der Eindruck, dass Digitalisierung immer und auf jeden Fall die richtige Idee ist. Aber ist das wirklich so? Wir denken nein. Manche Dinge machen wir lieber analog. Im Folgenden zeigen wir Beispiele für Dinge, die wir (weg)digitalisiert haben, als auch solche, die wir bewusst analog belassen haben.
Hier haben wir digitalisiert
Eingangsrechnungen verwalten
Früher haben unsere Buchhalter alle Eingangsrechnungen brav abgeheftet und in einem großen Archivraum im Keller end-gelagert. Dort eine Rechnung zu suchen, war zeitraubend und eine megabescheuerte Arbeit.
Seit Juli 2016 haben wir innerhalb einer Woche die Cloud-Lösung Bomito an den Start gebracht. Seitdem scannen wir Eingangsrechnungen und haben unser physisches Archiv aufgelöst. Die Rechnungssuche ist rasend schnell, wir haben den Archiv-Raum eingespart und brauchten erstmal keine weiteren Buchhalter einstellen.
Kollaborative Texte, Tabellen & Präsentationen
Gemeinsam Texte schreiben ist sehr frustrierend, wenn es per E-Mail passiert: Tagelang schickt man sich Dokumente mit unübersichtlichen Namen wie „Abschluss_final“, „Abschluss_final2“, „Abschluss_finalfinal“ und „Abschluss_final-jetzt-aber-wirklich“ zu. Und schwups hatte man in einer veralteten Version seine Änderungen gemacht und für noch mehr Verwirrung gesorgt.
Bei sipgate arbeiten wir sehr oft gemeinsam an Texten, etc., daher verwenden wir schon seit Jahren Google Docs, Tabellen und Präsentationen. So können viele Leute gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Und es ist immer klar, welches die aktuelle Fassung ist, weil es ja nur ein Dokument gibt.
Taxifahrten abrechnen leicht gemacht
Reisekostenabrechnungen machen keinen Spaß. Weder demjenigen, der sie ausfüllt, noch der Buchhaltung. Um wenigstens einen Teil der Abrechnungen loszuwerden, haben wir uns einen mytaxi Business Account zugelegt. Damit rechnen wir geschäftliche Taxifahrten super einfach ab. Alle dienstlich Taxi-fahrenden Kollegen buchen Ihre Fahrt in der mytaxi-App direkt auf die Firma und wir bekommen einmal im Monat eine Sammelrechnung mit allen mytaxi-Fahrten.
Telefonanlage in der Cloud
Last but not least: Wir haben natürlich unsere Telefonie digitalisiert. Wir benutzen unser eigenes Produkt sipgate als Telefonanlage. sipgate ist ein Paradebeispiel für Digitalisierung. Statt die Telefonanlage im Keller stehen zu haben, ist sie nun in der Cloud. Telefonie bietet sich als erster Schritt in Richtung Digitalisierung sehr an: Keine Einrichtungskosten, geringes Risiko, sehr viel gewonnene Flexibilität.
Das war ein kleiner Ausschnitt (weg)digitalisierter Aufgaben. Kommen wir zu den Themen, für die unsere beste Lösung analog ist.
Das bleibt analog
Sobald es um „miteinander arbeiten“ und Kommunikation geht, tendieren wir zum Analogen:
Cross-funktionale Teams statt Ticket-System
In unserer Vor-Scrum-Ära hatten wir keine richtigen Teams. Das waren Gruppen von Leuten mit gleichem Skill-Set: In einem Raum saßen alle Web-Entwickler, daneben die Perl-Developer, dann ein Raum mit Projektmanagern, und so weiter. Jeder hatte eigene Aufgaben zu tun.
In solchen Umgebungen greift man oft auf Ticket-Systeme wie Jira zurück, mit denen sich die Silos gegenseitig Arbeit zuschieben können. Der Vorteil: Wenn sich 2 nicht grün sind, brauchen sie nicht mal miteinander reden. Der Nachteil: Missverständnisse sind vorprogrammiert.
Seit 2010 organisieren wir uns in cross-funktionalen Teams, in denen Entwickler, User Experience-Leute, Marketing-Menschen und Product Owner zusammen arbeiten. So ein Team arbeitet an gemeinsamen Aufgaben und kann ein komplettes Stück Funktionalität alleine bauen. Missverständnisse klären wir sofort, weil die anderen Beteiligten im gleichen Raum sitzen. Das geht deutlich schneller als Ticket-Ping-Pong.
Whiteboards statt Projektmanagementsystem
Wir wollen, dass jeder ganz einfach sehen kann, woran wir gerade arbeiten und was uns beschäftigt. Im Vorbeigehen und nicht in irgendeinem Projektmanagementsystem vergraben. Darum gibt es in jedem Teamraum ein Taskboard, auf dem die Aufgaben des Teams auf Stickies notiert, verschiedene Stationen von „To Do“ bis „Done“ durchlaufen. So ist der aktuelle Stand aller Aufgaben sofort sichtbar.
Wenn jemandem etwas komisch vorkommt, kann man sofort fragen. Versteckt in irgendeinem digitalen Tool würden uns unterschiedliche Vorstellungen und Erwartungen viel zu spät auffallen.
Mehr zu Whiteboards bei sipgate
Pairing statt Knowledge Base
Große Firmen setzen oft auf Knowledge Bases um Systemwissen und Gelerntes weiterzugeben. Dabei ergeben sich meist zwei Probleme: Erstens ist es schwierig, Leute davon zu überzeugen, dass sie ihr Wissen in die Knowledge Base schreiben. Zweitens ist es schwierig, den passenden Eintrag zu finden, wenn man selbst eine Frage hat. Und drittens stellt man beim Lesen fest, dass die schriftliche Erklärung eine Lücke hat und man nicht weiter kommt. Okay, ich korrigiere, es ergeben sich drei häufige Probleme.
Wir glauben, Wissen lässt sich am besten von Mensch zu Mensch vermitteln. Wir setzen vor allem auf Pairing, d.h. zwei (oder mehr) Kolleginnen und Kollegen sitzen nebeneinander am gleichen Computer und bearbeiten gemeinsam eine Aufgabe. Bei Fragen kann man direkt fragen. Man spart unheimlich viel Zeit dadurch, dass man zu zweit seltener „steckenbleibt“. Bei allem, wo zwei Köpfe deutlich bessere Qualität liefern als einer, setzen wir auf Pairing. Auf Software-Entwicklung trifft das übrigens fast immer zu. Bei Buchhaltung oder Design manchmal. Ganz nebenbei bauen wir so Wissensinseln ab, bzw. lassen sie gar nicht erst entstehen.
Wir pairen übrigens auch über Rollen hinweg: Product Owner & Entwickler, Kundenbetreuer & Marketing, UXer & Entwickler, … Das bringt rundere Ergebnisse und schafft gegenseitiges Verständnis.
Wann benutzen wir was?
Wir fragen uns immer, welches Problem wir eigentlich lösen wollen. Sobald es irgendwie mit Missverständnissen zu tun hat, ist „weniger reden“ nie eine gute Lösung und wir tendieren zu einer analogen Von-Angesicht-zu-Angesicht-Lösung.
Wenn es dagegen um langweilige, sich wiederholende Aufgaben geht, tendieren wir zum ersatzlosen Wegdigitalisieren.
Digitalisierung bringt nur dann etwas, wenn man sich vorher fragt, warum man etwas digitalisieren möchte. Es ist oft eine tolle, arbeits- und kostensparende Lösung, aber eben nicht immer.
Keine Kommentare