Hautarztpraxis
Privatpraxis mit internationaler Kundschaft
sipgate App CLINQ, Mobilfunk, Tischtelefone
Rund 200 Anrufe pro Tag von Patient:innen
Wichtig: Channels, Routing, Klingelregeln
Kurze Wartezeiten, schnelle Rückrufe
Zeit sparen mit AI-Features der sipgate App
Alle können sich dank der AI-Zusammenfassungen voll aufs Gespräch konzentrieren. Und später Dinge einfach nochmal nachlesen.
Sebastian Rinn
Verwaltung und IT, Dr. Hilton & Partner
Die Vorzüge der kurzen Wege spürte er von Beginn an. Und seine Sorge vor dem Umzug war zackig verflogen. “Die Umstellung der Telefonie und das Einrichten der sipgate Telefonanlage liefen zügig und komplett reibungslos. Wir hatten immer professionelle Begleitung und mehrere Ansprechpartner, die sich gekümmert haben, an unserer Seite.” Und das sei auch heute noch so. “Wenn wir Fragen haben, reicht eine kurze Mail, ein schneller Anruf”, freut sich Sebastian Rinn.
Mit dem Umzug verschwand nicht nur die Telefonanlage aus dem Keller, sondern auch fast alle Telefone inklusive Kabel von den Tischen. Statt mit Tischtelefonen wird an der Grünstraße nun direkt über Desktops mit der sipgate App CLINQ telefoniert. Dazu kommen eine Reihe eSIMs und Mobiltelefone, die in die sipgate Telefonie eingebunden sind und mit denen die Mediziner:innen im Haus telefonieren. Weiterleitungen, Routings, Klingelregeln, Erreichbarkeiten, Channels – Sebastian Rinn konfiguriert und passt alles ganz unkompliziert direkt im sipgate Account von seinem Laptop aus an.
Die Umstellung auf die Cloud-Telefonanlage in Kombination mit der Telefonie-App brachte gleich eine ganze Reihe Verbesserungen mit sich. Von der wichtigsten berichtet Ayse Senvar, die bei Dr. Hilton & Partner am Empfang arbeitet. Und die einen Teil der rund 200 Anrufe, die pro Tag reinkommen, entgegennimmt. “Seit der Umstellung ist es hier in der Praxis einfach sehr viel ruhiger und angenehmer. Früher haben ständig mehrere Telefone parallel geklingelt.” Durch das intelligente Routing in dem sipgate Channel, in dem Ayse Senvar und ihre Kolleginnen ihre Telefonie organisieren, werden Anrufe nun nach festen Regeln und Zuständigkeiten passgenau zugestellt. “Die Anrufe landen erst bei den Kolleginnen im Homeoffice und dann bei mir hier vorne am zentralen Empfang”, erklärt Ayse Senvar und erzählt weiter: “Wenn ich nicht aktiv im Channel bin, gibt es feste Klingelregeln, nach denen die Anrufe weiterverteilt werden. Das schafft klare Zuständigkeiten. Und das ewige Klingeln der Telefone ist vorbei, was für uns und die Patienten ein großer Vorteil ist.”
Wenn Aysen Senvar im Haus unterwegs ist, um zum Beispiel eine Gewebeprobe in die hauseigene Pathologie zu bringen, meldet sie sich einfach mit einem Klick aus dem Channel ab – und die Kolleginnen übernehmen automatisch. Channels und Routing haben zudem dafür gesorgt, dass alle Anrufenden “schneller und noch zuverlässiger“versorgt werden, so Sebastian Rinn. “Wir hatten vor sipgate eine Antwortquote von etwa 50 Prozent und Menschen mussten mitunter öfter hintereinander anrufen. Das ist alles Vergangenheit und unsere Quote liegt jetzt bei 97 Prozent”.
“Wenn ich nicht aktiv im Channel bin, gibt es feste Klingelregeln, nach denen die Anrufe weiterverteilt werden. Das schafft klare Zuständigkeiten.”
Ayse Senvar
Mitarbeiterin Empfang, Dr. Hilton & Partner
Ein weiterer Vorteil von sipgate und der CLINQ App: die intuitive Nutzung und vor allen Dingen die AI-Features. Ayse: “Das Telefonieren mit der Software ist modern, selbsterklärend und macht einfach viel mehr Spaß als vorher.” Mal ganz davon ab, dass die Telefondienste nun auch ganz unkompliziert aus dem Home Office erledigt werden können. “Das ist gerade für unsere Kolleginnen, die nach der Geburt des Kindes langsam wieder einsteigen wollen, ein riesiger Mehrwert.”
Und durch die AI-Features wird nicht nur Zeit gewonnen, vieles ist auch wesentlich einfacher geworden, wie Sebastian Rinn bestätigt: “Die Kolleginnen sind richtig begeistert. Alle können sich voll aufs Gespräch konzentrieren und die AI-Zusammenfassungen helfen, Dinge im Nachgang nochmal nachlesen zu können. Wir sparen Zeit und gewinnen Fokus. Für uns ist das eine riesige Arbeitserleichterung.”
