Faxe so einfach wie E-Mails versenden – mit dem sipgate Faxserver

Philipp
23.05.2018 0 3:13 min

Faxe versenden im Jahre 2018? Gibt’s das noch? In der Kommunikation zwischen Unternehmen sind Faxe nach wie vor sehr verbreitet. Als wir bei sipgate letztes Jahr neue Kopierstationen bestellt haben, haben wir das bis dato eigenständige Faxgerät entsorgt. Heute versenden und empfangen wir unsere Faxe über eine der zwei Kopierstationen. Ist deutlich einfacher so.

Wir erhalten täglich mehrere Faxe. Da ist viel Werbung bei, aber auch viel sinnvolle Kommunikation von unseren Dienstleistern, Partnern und Kunden.

Auch, wenn die Fax-Technologie eigentlich analog ist, gibt es auch bei digitalen, VoIP-basierten Telefonanlagen (wie sipgate) häufig weiterhin Faxlösungen. Hierzu fällt mir folgende Redensart ein: Das Fax ist tot, lang lebe das Fax!

Faxen bei sipgate

Aus diesem Grund bildet der Faxversand auch in unserer Cloud-Telefonanlage sipgate eine zentrale Funktion und lässt sich direkt aus der Weboberfläche heraus nutzen. Da sich aber nicht alle Kunden täglich in Ihren sipgate-Account einloggen bzw. Faxinhalte per PDF vorliegen, hat unser Partner Florian Schwendtner (von Zag1 Productions – Systemhaus für Computertechnik) ein Problem erkannt und eine Lösung gebaut. Danke dafür, Florian ;-)

Faxen Sie mit dieser Lösung bequem über Ihren Exchange Server, also z.B. mit Microsoft Office Outlook oder Office 365. Das ist einfach und unkompliziert. Deshalb stelle ich Ihnen diese kostenlose Zusatzfunktion heute vor. Disclaimer: Hierbei handelt es sich um eine Drittanbieterlösung, für die wir keinen Support anbieten.

Einfach faxen mit dem sipgate Faxserver

Ist die Extension entsprechend eingerichtet, läuft der Faxversand so ab: Wird eine E-Mail mit einem PDF-Anhang und einer Ortsrufnummer im Betreff an das dafür erstellte Exchange-Postfach geschickt, kann diese Nachricht verarbeitet und als Fax versendet werden. Der Faxserver prüft, ob ein Anhang im PDF-Format vorhanden ist, die Größe von 2 MB nicht überschritten wird und die Empfängernummer im Betreff ein gültiges Format hat. Anschließend wird das Fax an sipgate übermittelt und erscheint in der Ereignisliste in der Weboberfläche mit einem eindeutigen Übermittlungsstatus. Dieses Vorgehen funktioniert ebenso von Ihrem Smartphone oder Tablet aus.

Die Lösung ist vollständig mandantenfähig, d.h. Sie können den Exchange-Server für mehrere sipgate-Konten nutzen. Hinterlegen Sie pro Absenderdomäne unterschiedliche sipgate-Zugangsdaten in einer Textdatei auf dem verarbeitenden Server.

Auch SMS per Outlook versenden

Auch, wenn der Dienst primär zur Vereinfachung des Faxversands gebaut wurde, können Sie genauso unkompliziert SMS darüber versenden. Die Nachricht wird dann als (Web-)SMS verschickt, wenn kein Anhang gefunden und die Empfängernummer eine Mobilnummer ist. Einfach, oder?

Voraussetzungen für das einfache Faxen

Der Faxserver kommt als Windows-Installationspaket (exe/msi) und muss auf einem Windows-Server ab 2012 R2 installiert und z.B. via Taskplaner/Aufgabenverwaltung regelmäßig ausgeführt werden. Geben Sie in einer Konfigurationsdatei das zu verarbeitende Exchange-Postfach inkl. Zugangsdaten an. In einer weiteren Textdatei tragen Sie die sipgate-Zugangsdaten mit Absenderdomänen ein. Bei Ausführung werden die „Faxe“ im Posteingang verarbeitet und anschließend in den Papierkorb verschoben. Kann ein Fax/E-Mail nicht verarbeitet werden, verbleibt sie im Posteingang. Mithilfe von Autodiscover wird eine Verbindung zum Exchange-Server hergestellt. Hierbei dürfen keine Zertifikatfehler auftreten. Die Anwendung ist für Exchange-Online, sowie Exchange On-Premise geeignet.

Hier geht’s zu den Dateien

Wenn Sie die Drittanbieteranwendung mit Ihrem sipgate-Account nutzen möchten, finden Sie hier die entsprechenden Dateien. Für die Zukunft plant Herr Schwendtner ebenfalls eine Anbindung an die REST-API.

Kontaktdaten:

Zag1 Productions – Systemhaus für Computertechnik
Inhaber: Florian Schwendtner
Marktplatz 8a
89134 Ulm/Blaustein

Tel.: 0731-14112018
Mobil: 0163-7198268

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