Open Friday - Wissen verteilen mit Open Spaces

Corinna
11.01.2016 11 5:00 min

Jede Firma, bzw. die Menschen in ihr, haben eine bestimmte Vorstellung davon, was „Arbeit“ für sie bedeutet und wie „fleißige“ Mitarbeiter für sie aussehen. Bei Büroarbeit bedeutet das leider für viele, dass Leute auf ihren Monitor starren, emsig auf der Tastatur tippen und wahnsinnig beschäftigt sind. Oder zumindest so tun.

Unsere Vorstellung ist da etwas anders. Das merkt man allein daran, dass wir oft pairen, also zu zweit an nur einem Computer arbeiten. Die Anzahl des geschriebenen Codes / aktualisierter Gantt-Charts / Wörter im Text optimiert man so zwar eher nicht, dafür optimieren wir viele andere Dinge. Wir sind beispielsweise davon überzeugt davon, dass man sich ganz viel unnütze Arbeit sparen kann, indem man z. B. Dinge nicht mehrfach baut, nur weil verschiedene Leute unterschiedliche Vorstellungen hatten, was überhaupt gebaut werden soll und das dann erst am Ende entdecken. Oder wenn mehrere Kollegen nacheinander die gleiche Sackgasse ausprobieren, weil sie von den Fehlversuchen der anderen nichts mitbekommen haben.

Um diese unnötige Mehrarbeit zu vermeiden, müssen Informationen gut fließen. Dabei hilft es, wenn man häufig miteinander redet. Verrückt, was?

Menschen beim Plausch am Frühstückstisch sehen zwar nicht auf Anhieb furchtbar fleissig aus, haben aber vielleicht gerade einen Tag Arbeit gespart, weil sie nebenbei eine entscheidende Info mehr bekommen haben, als jemand, der im stillen Kämmerlein auf die Tastatur hackt.

Damit alle miteinander statt gegeneinander arbeiten, haben wir viele Mechanismen eingeführt, die genau dieses „miteinander reden“ fördern, wie u.a. gemeinsames Essen, pairen, firmenweite Demos neuer Produktfeatures und den Open Friday. Letzteren möchte ich euch hier vorstellen.

Open Friday?

Jeden zweiten Freitag können bei sipgate alle Mitarbeiter das machen, was sie für die Firma für am wertvollsten halten. Zusätzlich veranstalten wir an diesen Tagen einen Open Space – also eine ad-hoc Konferenz – um den Tag optimal zu nutzen: Wir verteilen Wissen, lösen Probleme, sammeln Ideen und haben eine Menge Meetings abgelöst.

Was ist ein Open Space?

Mit Open Spaces kann man sehr spontan ein Programm für mehrere Räume und Zeit-Slots aufstellen. Das Programm sieht dann ähnlich aus wie bei einer Konferenz, aber „offener“. Die Anwesenden schlagen während der Eröffnungsrunde Sessions vor. Dazu schreiben sie ihr Thema auf ein großes Post-It, stellen es kurz vor und suchen sich für ihre Session einen Raum/Zeit-Slot auf dem Programm-Board aus.

Hier als Beispiel die Sessions vom 8. Mai 2015:

Beispiel: Sessions vom 8. Mai 2015. © sipgate GmbH
  • Fraud verhindern
  • Pattern Library Retro
  • Lohnabrechnung
  • lunch@sipgate.de
  • simquadrat – Kommunikation mit Kunden
  • IPv6 @ sipgate
  • Git
  • Rufnummern-Migration
  • Teamphasen / Teamuhr
  • sipgate(.io) @ Konferenzen

Wenn der Zeit-Slot gekommen ist, versammeln sich alle am Thema Interessierten im entsprechenden Raum, um das Thema zu besprechen. Wer die Session vorgeschlagen hat, muss hinterher eine Zusammenfassung der Ergebnisse veröffentlichen.

Vorschau einer Anleitung zu Open SpacesBei Wall-Skills.com gibt es eine (englische) Kurzanleitung für Open Spaces

Bei uns geht der Open Space von 10 bis 16 Uhr und ist für alle Mitarbeiter offen. Aktuell nehmen an jedem Open Friday etwa zwei Drittel aller Kollegen teil. Am schwierigsten ist es für unsere Kundenbetreuung, da natürlich die Hotline trotz Open Friday besetzt sein muss. Dafür haben wir bisher keine zufrieden stellende Lösung. Deshalb rotieren unsere Kundenbetreuer bei der Teilnahme, sodass jede/r Einzelne jeden 2. oder 3. Open Friday mitmachen kann.

Das haben wir nun davon

Wir machen seit 2012 jeden 2. Freitag einen Open Space und sind immer noch von den Ergebnissen begeistert! Es hilft enorm, dass Kollegen aus der ganzen Firma teilnehmen – Marketing, Buchhaltung, Kundenbetreuung, User Experience, Entwickler, Admins, Geschäftsführung. Ich dachte schon vor dem Open Friday, dass wir alle eng zusammengearbeiten würden, aber der Open Friday hat das Ganze nochmal auf ein anderes Level angehoben.

Mit dem Open Friday organisieren wir gegenseitige Hilfe über Teams und Abteilungen hinweg. Wir haben kaum noch „normale“ Meetings. Die meisten Sachen werden in Open Friday-Sessions behandelt, weil die so einfach zu organisieren sind und an diesem Tag jeder Zeit hat. Man braucht auch nicht mehr aufwändig herauszubekommen, wer an einem Meeting Interesse hat. Wer da ist, ist da. Wer nicht, der nicht. Anwesenheit ist 100% freiwillig. Dadurch sind Open Friday-Sessions sehr viel engagierter und energiegeladener als Meetings mit unwilligen Pflichtanwesenden.

Der Open Friday ist unser bevorzugter Weg, Wissen weiterzugeben und Neues auszuprobieren. Bei uns zeigen alle überdurchschnittlich viel Initiative, weil uns der Open Friday erlaubt, die Sachen zu ändern, die wir doof finden. Wir können klären, ob noch andere das Problem teilen, uns Hilfe suchen und Entscheidungen treffen. Weil alle am Open Friday teilnehmen, fließen Infos frei zwischen den Abteilungen und Empathie entsteht. Wenn wir ein Problem haben, ist die Lösung tendenziell nur einen Open Friday weit weg.

Und Spaß macht es auch, so als Schmankerl obendrauf :)

Selber ausprobieren?

Falls Du jetzt selber gerne einen internen Open Space ausprobieren würdest, geht das relativ einfach. Es muss ja nicht direkt regelmäßig ein ganzer Tag sein. Das geht auch viel kleiner. Kommt ja auch auf die Firmengröße an, was sinnvoll ist. Für den Anfang braucht ihr nur einen Nachmittag, ein Whiteboard, Post-Its und Marker und Leute die Lust haben, mitzumachen. Viel Spaß!

Noch nicht genug?

Dieser Post ist ein Ausschnitt aus einem viel längeren Artikel, der bei Informatik Aktuell erschien. In diesem Artikel geht es auch um den langen Weg hin zum Open Friday, inklusive mehrerer Fehlversuche. Falls Dich das interessiert, bitte hier entlang.

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11 Kommentare


Anton Coli:

Schön und gut, interessiert mich nicht! Diese Zeit und Kosten könnten Sie in die Erreichbarkeit der Servicehotline investieren

antworten

Corinna:

Hallo Herr Coli!

Es tut mir leid, falls Sie mit der Erreichbarkeit der Hotline schlechte Erfahrungen gemacht haben. Wir arbeiten bereits an der Erreichbarkeit und die aktuellen Zahlen von dieser Woche sehen gut aus. (Ältere Zahlen sehe ich gerade nicht.)

Im Artikel geht es darum, dass wir unterm Strich Zeit und Kosten sparen, indem wir Wissen gut verteilen. Wenn man bei der Hotline anruft, möchte man ja mit gut informierten MitarbeiterInnen sprechen.

Ich hoffe, dass Sie in Zukunft bei der Hotline immer flott durchkommen und gut beraten werden!

Beste Grüße, Corinna

antworten

George Unsinn-Bender:

Find ich eine coole Idee! Hab mir das ein oder andere mal „gezogen“ – und… wie bei mir im Geschäft muss der Service natürlich stehen, dass sehe ich aber bei Euch sichergestellt.
Innovativ, jung und bestimmt auch sehr effektiv aber auch nicht langweilig.

Werde das mal teste ;o)

Beste Grüße

George

antworten

FP:

Interessant. Wie macht Ihr das jetzt zu Corona-Homeoffice-Zeiten?

antworten

    Melanie:

    Unser Open Friday findet nach wie vor statt – nur eben digital. Unser analoges Programm-Board bilden wir mit dem Kollaborations-Tool Miro ab. Die Sessionplanung, die späteren Slots und die Abschlussveranstaltung finden in GoogleMeet-Räumen statt (wir experimentieren aber auch mit Jitsi). Die Dokumentation der Session-Ergebnisse halten wir in einem Yammer-Thread nach, das war vor Corona auch schon so. Wie du siehst, hat sich also gar nicht sooo viel verändert … Für mich persönlich fühlt sich der Remote Open Friday mittlerweile genauso produktiv und bereichernd an wie die Vor-Ort-Version. Aber natürlich bin ich froh, wenn wir unseren Open Space irgendwann wieder live auf dem Campus durchführen können. :)

    antworten

Jan:

Wir machen bei uns mittlerweile auch regelmäßig einen Open Friday und starten den Tag mit einer Retrospektive, um von allen Anwesenden Verbesserungsvorschläge einzuholen.
Leider ist es gerade so, und ich weiß nicht, ob es an der Remote-Teilnahme liegt, dass in etwa 3/4 der Leute eher passiv an den Terminen teilnehmen.

Wir sind ca. 15-25 Personen in den Terminen und es sind immer die gleichen Leute, die Termine einstellen und in den Workshops/Retros mitarbeiten. Wie ist das bei euch? Hattet ihr auch das Problem und wenn ja, wie habt ihr das in den Griff gekriegt?

antworten

    Corinna:

    Habe dir unten auf deinen 2. Kommentar geantwortet :)

    antworten

Jan:

Wir haben das Prinzip bei euch abgeschaut und machen das Format momentan komplett remote. Leider sind wir bei der Wahl der Tools beschränkt aufgrund von Vorgaben des Arbeitgebers.
Aber egal, eigentlich wollte ich was anderes fragen :)

Wie geht ihr mit Passivität bei diesen Terminen um? Bei uns ist es meiner Meinung nach so, dass ca. 3/4 sich nicht aktiv beteiligen und sich weder per Mikrofon melden oder Beiträge auf dem Whiteboard schreiben… Ist das bei euch auch so oder habt ihr da effektive Wege gefunden, das zu vermeiden?

antworten

    Corinna:

    Hallo Jan!

    Gute Frage. Es gibt auch bei uns Leute, die immer was sagen und Leute die fast nie sprechen. Vor Corona ist mir das nicht so aufgefallen, jetzt remote ist der Unterschied größer.

    Wir haben eine gute Melden-und-sprechen-wenn-man-dran-ist-Kultur. Bei Videocalls bis zu 10 Teilnehmer (und wenn die meisten die Kamera an haben) einfach melden. Bei großen Runden „melden“ wir uns im Chat, sonst geht die Übersicht flöten. Wir sagen auch explizit „next“ oder nehmen den:die nächste:n dran. (Bei Google Meet gibt’s nen eingebauten Chat.)

    Wir nehmen das Gesetz der zwei Füße sehr ernst, d. h. wir können uns relativ sicher sein, dass die Leute die nix sagen sich zumindest für das Thema interessieren.

    Eine Patentlösung haben wir also nicht. Hilft dir das trotzdem?

    Liebe Grüße, Corinna

    antworten

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