Was vom Flure übrig blieb – Plötzlich remote

Mein Gehirn hat zwei Zeiten: „vor Corona“ und „seit Corona“. Vor Corona basierte unsere Firmenkultur sehr stark darauf, dass wir uns alle jeden Tag begegnet sind, an unserem einzigen Standort in Düsseldorf. Das spiegelt sich auch in unserem Buch „24 Work Hacks“ wider. Viele der Hacks sind remote deutlich schwerer umsetzbar. Oder gar nicht ?

Das ist doof, wenn Gespräche an der Kaffeemaschine genau die soziale Schmiere waren, die uns mit dem Kurzen Dienstweg [tm] und glücklichen Fügungen so effektiv gemacht haben. Wie rettet man das in Remote-Zeiten? Und nicht nur temporär?

Denn für uns gibt es  keinen Weg zurück in die Vor-Corona-Zeit. Wir haben die Situation genutzt, um auch Menschen außerhalb unseres lokalen Kreises einzustellen. Diese Fully-Remote-Kolleg:innen werden niemals täglich zum Campus kommen. Es muss auch ohne Präsenz gehen.

Der Start hat ziemlich gut geklappt. Wir haben Corona schon früh sehr ernst genommen und sind geschlossen ins Home Office gewechselt, obwohl wir damit kaum Erfahrung hatten. „Veränderungen umarmen“ üben wir ja schon, seit wir 2010 den agilen Pfad beschritten haben. Das hat sich an dieser Stelle ausgezahlt.

Und danach? Das Chat-Tool Slack ist gut, aber kein Ersatz für ein Büro, das darauf ausgelegt war, dass man sich ständig begegnet: auf den Fluren, an der Kaffeemaschine, den Sofas, beim Essen an den langen Tafeln in unserem Restaurant. Ständig gab es Gelegenheiten, kurz innezuhalten und mit Kolleg:innen außerhalb des eigenen Teams zu plauschen.

Vielleicht fragst du dich gerade, warum es mich besorgt, dass diese Gespräche wegfallen? Schließlich ist doch ohne alles viel effizienter! Viele Unternehmen versuchen gerade solche Flurgespräche zu unterbinden. Das kostet doch alles Zeit! Und wir haben die Gespräche bewusst begünstigt und wollen sie retten? Was geht? Dazu vielleicht ein kurzer Exkurs:

Was ist eigentlich “Arbeit”?

Es kommt halt darauf an, was man als “Arbeit” wertschätzt. Wenn als “Arbeit” nur zählt, dass man konzentriert in die Tastatur hackt, dann ja, dann ist so eine Zufallsbegegnung Zeitverschwendung. Aber was, wenn es stattdessen darauf ankommt, was am Ende des Tages für Kund:innen rauskommt?

Dann ist es tatsächlich extrem wertvoll, wenn nicht mehrere Kolleg:innen nacheinander die gleiche Sackgasse ausprobieren, da sie von den Lösungsversuchen der anderen nichts mitbekommen haben. Wenn wir Dinge nicht mehrfach bauen, weil verschiedene Leute unterschiedliche Vorstellungen hatten, was gebraucht wird und das erst spät entdecken. Wenn Informationen gut fließen. Oder anders gesagt: Reden hilft. Fragen hilft. Zuhören hilft.

Soziale Schmiere

Es redet und fragt sich leichter, wenn man sich kennt. Daher muss es bei den Gesprächen gar nicht unbedingt um Arbeit gehen. Es kann sehr hilfreich sein, noch andere Ebenen als die berufliche zu haben, gerade wenn man sich über eine Arbeitssache uneins ist. Weil man sein Gegenüber dann als ganzen Menschen gut findet, nur in dieser einen Sache nicht. Nur da ist man sich noch nicht einig. Das kann man aber leichter klären, wenn man auch andere Dinge voneinander kennt, die man schätzt.

Die Gespräche helfen auch nicht immer sofort, sondern manchmal erst in zwei Monaten, wenn du feststellst, dass du in dem Team, an das dein Team eine längere Anfrage hat, schon jemanden kennst. Das heißt nicht, dass es nicht auch die Anfrage im Slack-Channel des Teams getan hätte, aber es senkt einfach insgesamt die Missverständnisquote, wenn man sich kennt.

Sich kennen hilft z. B. dabei die Prime Directive anzuwenden (die von Retros, nicht die von Star Trek): Wenn man den Output eines anderen Teams suboptimal findet, sind die anderen vermutlich weder Idioten noch gemein. Sondern sie hatten Constraints, die man nicht kennt. Wenn man jemanden persönlich kennt und schätzt, scheidet “Der ist offensichtlich ein Idiot” als Erklärungsansatz aus und man kann stattdessen neugierig den Kontext erfragen, in dem diese Lösung rausgekommen ist.

Und das Gegenüber lässt sich hinterher vermutlich auch eher sagen, dass die Lösung das Problem noch nicht löst. Weil es weiß, dass man selbst auch nicht dumm ist und Kritik vermutlich berechtigt.

Was haben die Flurgespräche je für uns getan?

Hier noch ein paar andere Dinge, bei denen “oft mit vielen verschiedenen Menschen sprechen” geholfen hat:

1. “Wo ich dich grad hier sehe” – Dinge zeitnah und mit minimalen Aufwand klären. Dann macht man sich nicht ‘ne Stunde Kopf, wie man etwas schriftlich formuliert, sondern quatscht es direkt an, weil man sich ja eh grad getroffen hat.
   Das waren oft kleine Sachen, für die man heute keinen extra Termin macht, und die trotzdem lohnend waren, (früh) zu klären. Mini-Korrekturen und -Alignments.
2. Empathie aufbauen – Mitkriegen, wie es anderen geht und wie sich die eigene Arbeit auf Kund:innen und Kolleg:innen auswirkt. #feedbackschleife
3. Unknown unknowns aufdecken – Zufällig mitkriegen, dass am anderen Ende der Firma etwas in der Mache ist, was einen betrifft oder wo man etwas beitragen kann.
   (Hier waren auch die ganzen Aushänge an allen Teamräumen extrem hilfreich)
4. Initiative ergreifen – Es war einfacher, ein Gefühl dafür zu bekommen, dass die Grenzen dessen, was man bei sipgate selbst entscheiden und ausprobieren kann, sehr weit sind. Und dass, wenn man ein Problem sieht, man dafür Verantwortung übernehmen kann und soll. Der Initialfunke für Initiativen und z. B. KickOff Open Friday Sessions kam oft von Flurgesprächen.
5. Und einfach glückliche Zufälle (Serendipity) aller Art!  Du willst was am Slack-Bot ändern? Cool, ich auch! Lass doch zusammen machen.
6. Flurgespräche haben sogar passiv funktioniert: Während man sich ein Wasser holt, hört man zu, was andere auf den Sofas besprechen. Oder die Product Leads palavern am ovalen Tisch zwischen Portfolioboard und Kaffeeküche. Und während man eh am Siebträger steht, wird man spontan nach Feedback gefragt. Oder man ruft es ungefragt dazwischen, weil man zu dem Thema sinnvoll beitragen kann.

Das war natürlich nicht nur mit den Product Leads so. Aber gerade von denen und der Geschäftsführung bekommt man remote nicht mehr viel mit. Früher begegnete man ihnen sinnierend vorm Portfolioboard oder Texte schreibend auf dem Sofa. Sie haben alle kein Büro und keinen festen Platz, also hat man sie oft im Flur getroffen.

Kurz, man bekam das Gefühl, dabei zu sein. Egal ob man erst ‘ne Woche bei sipgate war oder zehn Jahre. Man fühlte sich sofort als Mitglied. Auch weil diese Offenheit erfordert, dass man mitmacht. Wenn der Ben in der Dev Küche am Whiteboard rummalt und dich mit einem „Was meinst du denn dazu?“ überrascht, dann antwortest du.

Überhaupt, Stimmungsbilder und einen Eindruck von Meinungen kriegen, war total niedrigschwellig drin.

Und ohne Flurgespräche?

Also auf Teamebene klappt es ziemlich gut. Wir benutzen diverse Tools (Google Meet, Discord, gather.town, …), je nach dem, was für das jeweilige Team funktioniert. Das ist schon mal ein Riesenbatzen, der auch remote klappt.

Was noch ausbaufähig ist, sind Kontakte über das eigene Team hinaus. Momentan funktionieren wir als sipgate Gesamtkonstrukt noch gut, aber die alten Netzwerke von Vor Corona werden uns nicht ewig tragen. Natürlich haben sich auch die Seit Corona Eingestellten Netzwerke aufgebaut. Sie hatten es nur schwerer. Jemanden zu „treffen“ ist Extra-Arbeit und nie zufällig: Termin anfragen, Videocall-Müdigkeit, … Ich fürchte, die neuen Netze sind kleiner als früher. Und ich merke an mir selbst, dass mein Netz … verblasst? Weil die Beziehungen darin nicht mehr so oft aufgefrischt werden und daher nicht mehr so lebendig sind wie früher.

Aber es gibt durchaus eine Reihe Sachen, die sich remote bewährt haben und wir empfehlen können:

• Donuts – Das ist eine Slack App, die allen Menschen im Channel #donuts einmal pro Woche jemand anderen aus dem Channel zulost, mit dem man sich dann 30 Minuten trifft.
• Communities – Wöchentliche Treffen von Menschen in der gleichen Rolle. Von je her ein Ort, an dem wir uns Team übergreifend treffen, jetzt halt remote.
• Open Friday – Unser Open Space alle 14 Tage. Hier gab es früher viele Gespräche in kleinen Gruppen im Anschluss an Sessions. Das fehlt remote, aber immerhin trifft man weiterhin Menschen aus allen Ecken der Firma.
• Wir haben unser Onboarding umgebaut von zwei Tagen in Präsenz zu sechs Vormittagen online. Wir haben explizit Zeit zum Socializen eingebaut, damit die Newbies nicht nur die Firma, sondern auch sich gegenseitig gut kennenlernen. Das sind die tragenden Netze von morgen.

Das ergänzen wir mit Begegnungen auf dem Campus – vor allem im Sommer, wenn man viel draußen machen kann:

• Home Office im Büro – Man kann weiterhin ins Büro kommen und dort arbeiten. Freiwillig und anders als früher: Lange saß man z. B. allein in einem Raum, der für ein Team von acht Personen gedacht war. Wir erinnern uns: Abstand als Ausdruck von Fürsorge. Inzwischen kann man wieder mit mehreren ein Büro teilen. Immer noch freiwillig und morgens machen alle ’nen Schnelltest. Momentan sind jeden Tag ein knappes Drittel aller Kolleg:innen auf dem Campus – jeden Tag andere
• Retreats – Teams kommen tageweise zusammen, insbesondere für Aktivitäten die Workshop-artig sind, wie z. B. Planen. Manche Teams kommen einmal die Woche, andere alle zwei, wieder andere „mieten“ sich unregelmäßig ein
• Product Day – Wir haben schon für verschiedene unserer Produkte einen Product Day gemacht, zu dem alle, die daran arbeiten, zusammenkommen. Früher hätte man einen Offsite-Retreat gemacht. Heute On-Site ?
• Campus Open Friday – Im April 2022 haben wir nach über zwei Jahren wieder einen Open Friday vor Ort gemacht. Es war ein Fest! So viele spontane Gespräche ? Das machen wir jetzt in den warmen Monaten regelmäßig
• Tech Day – Wir sind nicht nur alle remote, sondern gleichzeitig auch massiv gewachsen. So sehr, dass es sich lohnt, wenn sich nur die Tech Bubble für ihren eigenen Open Space trifft, um sich zu synchen

Wo könnte es noch hingehen?

Gezwungenermaßen plötzlich mit allen remote zu arbeiten war auch eine Riesenchance. Wir stellen jetzt deutschlandweit ein, statt wie vorher eng auf den Düsseldorfer Umkreis begrenzt. Und auch innerhalb der Pendeldistanz gibt es Kolleg:innen, die ihr Home Office heiß und innig lieben.

Zusätzlich sind wir sehr gewachsen. Dass alle alle kennen, ist wahrscheinlich nicht mehr das Optimum. Bei 120 Menschen ging das, bei 300 sprengt das Hirne. Als Ersatz bieten sich Stern-förmige Beziehungen an: Jede:r kennt in jedem anderen Team mindestens eine Person so gut, dass man sie ohne Zögern anspricht, wenn irgendwas ist. Um das zu erreichen, probieren wir weiterhin sowohl online als auch vor Ort Formate aus, um das Beste aus beiden Welten zu verheiraten. Das wird großartig!