Zufriedenere Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus – Alles zu Homeoffice & mobilem Arbeiten

Homeoffice steht für viele Arbeitnehmer für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, sowie für mehr zeitliche Autonomie durch flexible Arbeitszeit. Dadurch rückt das Thema für Unternehmen immer stärker in den Fokus. IDG-Research hat im September 2017 eine Studie zum Thema „Arbeitsplatz der Zukunft“ veröffentlicht, die die Wichtigkeit des Homeoffice für Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterstreicht:

Knapp 60 % der befragten Unternehmen und 66 % der Mitarbeiter geben an, dass Homeoffice im Unternehmen entweder angedacht oder bereits möglich ist. Gerade in Zeiten der Digitalisierung sind diese Zahlen wenig verwunderlich. Hier bietet sich für Organisationen die große Chance, sich mit dem „Benefit“ Homeoffice von den anderen gut 40 % der Unternehmen abzuheben.

Bei mobiler Arbeit geben knapp 50 % der Unternehmen an dies zu ermöglichen bzw. in Kürze umzusetzen. Aber was ist eigentlich der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten?

Homeoffice vs. mobiles Arbeiten

Wenn Unternehmen und Mitarbeiter über Homeoffice diskutieren, ist es wichtig, dass alle den Begriff gleich verstehen:

• Ein Homeoffice< ist ein am Wohnort dauerhaft eingerichtetes Büro für Telearbeit. Es ist auf Vollzeit-Arbeit ausgerichtet, gesetzlich definiert und mit Auflagen verbunden. Dazu gleich mehr.
• Mobiles Arbeiten ist das, was die meisten umgangssprachlich unter Homeoffice verstehen und bedeutet das (gelegentliche) Arbeiten an mobilen Geräten wie Laptop etc. von unterwegs oder zu Hause aus.

Pflichten des Arbeitgebers bei Homeoffice und mobiler Arbeit

Sowohl bei Homeoffice / Telearbeit als auch bei mobilem Arbeiten gibt es rechtliche Fragestellungen, die man im Vorfeld klären sollte. Interessant hierbei: Bei der reinen Form des Homeoffice gibt es deutlich mehr Rechtsvorschriften und Pflichten, als beim mobilen Arbeiten. So gilt beispielsweise die kürzlich überarbeitete Arbeitsstättenverordnung für Telearbeit, nicht aber für mobiles Arbeiten.

Wenn ein Unternehmen einem Mitarbeiter Homeoffice / Telearbeit anbietet, geht es folgende Verpflichtungen ein:

• Durchführung einmaliger Gefährdungsbeurteilung des Telearbeitsplatzes
• Ausschluss bzw. Minimierung der Gefährdung des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz
• Ausstattung und Installation des Telearbeitsplatzes in den Privaträumen des Arbeitnehmers (inkl. Bildschirmarbeitsplatz, Mobiliar, Arbeitsmittel und Kommunikationseinrichtungen)
• Ermöglichung bzw. Auswahl eines Arbeitsortes mit Tageslicht und Blick nach draußen
• Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Eventuell ist die Anmietung der Arbeitsräume des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber nötig (alternativ: Zahlung einer Kostenpauschale für die Nutzung), so dass zusätzliche Kosten neben der Bereitstellung der Geräte und Möbel entstehen können

Wenn gelegentliches, mobiles Arbeiten die präferierte Lösung ist, ist es ausreichend, individuelle Regelungen mit dem Arbeitnehmer zu treffen (z.B. über die Bereitstellung eines Laptops oder Diensthandys).

Pflichten des Arbeitnehmers

Im Gegenzug hat auch der Arbeitnehmer gewisse Pflichten, die bei Homeoffice / Telearbeit und mobiler Arbeit gleichermaßen anfallen:

• Erfassen der Arbeitszeit und die Vorlage dieser Dokumentation beim Arbeitgeber
• Einhalten der Arbeitszeitgesetze; ebenso der Pausenzeiten
• Beantworten berechtigter Fragen des Arbeitgebers nach dem Arbeitsfortschritt

Noch ein kleiner Unterschied: Arbeitnehmer im Homeoffice sind nur bei direkt mit der Arbeit verbundenen Tätigkeiten durch die Unfallversicherung des Arbeitgebers versichert (z.B. am Platz, beim Gang zum Drucker), aber nicht bei z.B. Gängen zur Toilette oder zur Kaffeemaschine.

Warum lohnt sich Arbeit von zu Hause aus?

Unternehmen profitieren von flexiblen Arbeitsplatzmodellen in der Regel durch motiviertere Mitarbeiter. Außerdem werden die Mitarbeiter nicht vom Büroalltag abgelenkt und arbeiten konzentrierter.

Mitarbeiter freuen sich über größere Zeit-Autonomie. Sie haben mehr Freizeit, da Pendeln entfällt und Familie und Beruf lassen sich leichter vereinbaren. Das wirkt sich positiv auf die Stimmung im Unternehmen aus und zeigt sich auch in Umfrageergebnissen zu Arbeitnehmerzufriedenheit.

Häufige Bedenken

Die räumliche Entfernung von Mitarbeitern zum Unternehmen kann auch negative Aspekte mit sich bringen. Bei einer Befragung durch den Branchenverband Bitkom wurden folgende Bedenken geäußert:

• Homeoffice ist in den wenigsten Fällen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens möglich und man möchte Mitarbeiter nicht ungleich behandeln
• Die Produktivität kann ohne den direkten Austausch mit Kollegen sinken
• Gesetzliche Regelungen können das Homeoffice verhindern (z.B. bei besonderen Anforderungen an den Arbeitsplatz)
• Mitarbeiter im Homeoffice sind nicht „jederzeit“ ansprechbar
• Eine Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen kann schwerer fallen
• Bei Homeoffice bestehen nicht selten Sorgen um die Datensicherheit

Diese Probleme lassen sich in den meisten Fällen lösen, wenn alle Beteiligten (z.B. Angestellter, IT-Abteilung, Rechtsabteilung etc.) zusammenarbeiten.

Mobiles Arbeiten ist auch eine Typfrage

Nicht jeder Mitarbeiter ist gleich geeignet für das Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs aus. Lokale Unabhängigkeit bedeutet auch, selbstbestimmt zu arbeiten. Manchen fällt es so schwer zwischen Berufs- und Privatleben zu trennen. Auch kann es, mangels Präsenz, schwieriger sein, Vertrauen aufzubauen.

Es hilft, wenn beide Seiten ihre Erwartungen im Vorfeld klar und für bestimmte Punkte (z.B. Erreichbarkeit) Regeln definieren.

Digitalisierung und die Zukunft der Arbeit

Homeoffice und mobiles Arbeiten sind gut sichtbare Hinweise auf eine attraktive Firmenkultur, denn dazu braucht es Vertrauen in die Mitarbeiter und hohe Flexibilität. Damit schaffen Unternehmen einen starken Anreiz für potenzielle Mitarbeiter. Und die Zufriedenheit bestehender Mitarbeiter hebt es auch.

Die fortschreitende Digitalisierung begünstigt mobiles Arbeiten, da immer mehr Aufgaben vom Laptop aus erledigt werden können. Auch telefonische Erreichbarkeit im Homeoffice ist heutzutage kein Problem mehr: Cloud-basierte Telefonielösungen funktionieren ortsungebunden und geräteübergreifend. So bleiben Mitarbeiter z.B. mit sipgate team auch im Homeoffice auf unter ihrer Büronummer erreichbar und verpassen keinen Anruf – weder von Kunden noch Kollegen.

Wenn Sie Fragen zu mobiler Arbeit oder Homeoffice haben oder Ihre Erfahrungen teilen möchten, freue ich mich auf Ihre Kommentare.